Från vänster: Henrik Sundström, Pär Larshans, Katja Awiti, Johan Kuylenstierna, Lena Callermo, Mikael Malmaeus, Annika Helker Lundström, Karin Byman, Tord Svedberg, Bo Olsson, Marie Louise Falkland och Peter Nygårds.

Organisation och bolagsstyrning

Bolagsstyrningen i IVL Svenska Miljöinstitutet AB utgår från svensk lagstiftning och god praxis med hänsyn tagen till "Svensk kod för bolagsstyrning". Att koden inte följs fullt ut beror på att den huvudsakligen är riktad mot börsnoterade bolag och bolag med spritt ägande.

Ägare

IVL Svenska Miljöinstitutet är sedan 2004 helägt av Stiftelsen Institutet för Vatten och Luftvårdsforskning (SIVL). När verksamheten i dåvarande Institutet för Vatten- och Luftvårds-forskning överfördes till aktiebolagsform 1982 ställdes det ursprungliga aktiekapitalet till lika delar till SIVL:s förfogande genom avtal mellan staten och näringslivet.
SIVL:s ändamål är att främja långsiktiga förutsättningar för miljöforskning och genom ägandet garantera IVL en oberoende ställning. SIVL ansvarar för de medel som ställs till förfogande för mellan staten och näringslivet samfinansierad miljö- och hållbarhetsrelaterad forskning inom IVL.

Styrelse

IVL har en partsammansatt styrelse där regeringen förordnar ordförande och sex ledamöter medan näringslivet utser sju ledamöter. Ordförande har utslagsröst.

Årsstämma

Ordinarie bolagsstämma hålls normalt i slutet av maj månad. Kallelse till årsstämman skickas med post till ledamöterna. Ägaren, SIVL, företräds vid bolagsstämman av SIVL:s ordförande. Vid årsstämman 2016 som hölls i slutet av maj valdes två nya styrelseledamöter in.

Nomineringsförfarande

SIVL är ensam ägare till IVL och SIVL föreslår ledamöter i IVL:s styrelse genom att dels inhämta förslag från näringslivets representanter gällande fyra ordinarie ledamöter och en suppleant i IVL:s styrelse, dels genom att inhämta förslag från regeringen till styrelseordförande samt tre ordinarie statliga ledamöter och en suppleant i IVL:s styrelse.
IVL:s styrelse ska bestå av minst fyra och högst åtta ledamöter samt minst en och högst två suppleanter. Därutöver har de fackliga representanterna rätt att utse två ledamöter och två suppleanter.
Ledamöterna i IVL:s styrelse består av fem kvinnor och fem män och presenteras på sidan 82 och 83 i årsredovisningen.

Styrelsen och styrelsearbetet under 2017

Styrelsen är inom ramen för aktiebolagslagen och bolagsordningen ansvarig för bolagets organisation och förvaltning. Årligen fastställer styrelsen en arbetsordning. Till den fogas en arbetsinstruktion för verkställande direktören som reglerar arbetsfördelningen mellan styrelse och verkställande direktören.
Under 2017 har styrelsen, enligt arbetsordningen, haft fyra ordinarie sammanträden, utöver det konstituerande sammanträdet som hölls i maj i samband med bolagsstämman. De ordinarie styrelsesammanträdena ägde som vanligt rum i anslutning till att helårs- eller delårsbokslut redovisades, det vill säga i mars, maj, september och december.
Vid samtliga ordinarie styrelsesammanträden följs en dagordning som alltid innehåller rapport från vd, ekonomirapporter, strategiska frågor samt risk- och konsekvensanalys.
Vid styrelsens sammanträde i mars fastställdes förvaltningsberättelse och förslag till vinstdisposition samt behandlades en bearbetad omvärldsanalys. Vid sammanträdet i maj fastställdes bland annat arbetsordning för styrelsen, liksom instruktion till verkställande direktören; vidare gavs särskild information om bolagets risker, konsekvensanalys samt åtgärder eller rutiner för riskkontroll. Vid ett förlängt styrelsesammanträde i september diskuterades bolagets långsiktiga strategi. Vid styrelsens sammanträde i december behandlades bland annat bolagets budget för 2018 samt mål och strategidokument.

Ersättningskommitte

Enligt arbetsordningen för styrelsen i IVL Svenska Miljöinstitutet AB ska bolagets styrelse utse en ersättningskommitté för att hantera frågor om anställnings- och lönevillkor. Ersättningskommittén föreslår lön, andra ersättningsformer och övriga anställningsvillkor för verkställande direktören, som sedan fastställs av styrelsen. För övriga ledamöter i den verkställande ledningen i bolaget föreslår verkställande direktören motsvarande, vilka sedan fastställs av ersättningskommittén. Det förekommer inga incitamentsprogram inom bolaget.

Ersättning till styrelsen

Vid bolagsstämman 2016 fastställdes arvode till ordförande och ledamöter i styrelsen. Arvodet till ordförande fastställdes till 94 (94) kSEK och till övriga ledamöter sammanlagt 414 (491) kSEK. Till personalrepresentanterna utgår inget arvode.

Extern revision

Revisorernas uppdrag är att på ägarens vägnar oberoende granska styrelsens och verkställande direktörens förvaltning samt årsredovisning och bokslut.
R3 Revisionsbyrå KB, med Tomas Nöjd och Christina Kallin Sharpe som huvudansvariga, är vald till revisor för perioden fram till årsstämman 2018. Tomas Nöjd och Christina Kallin Sharpe är auktoriserade revisorer och har lett revisionsupp­draget för IVL sedan 2014.

Bolagsledning

Verkställande direktören ansvarar för bolagets löpande förvaltning enligt de riktlinjer och övriga anvisningar som styrelsen meddelar. Vd:s instruktion fastställdes den 17 maj 2017 i samband med styrelsens konstituerande sammanträde.
Bolagets verkställande ledning utgörs av verkställande direktören, vice verkställande direktören, administrative chefen, chefen för affärsutveckling och marknad samt forsknings­chefen. I bolagets ledningsgrupp ingår även fyra enhetschefer, kommunikationsschefen, HR-chefen och dit är även kvalitets- och miljöchefen adjungerad.
Tord Svedberg, född 1958, civilingenjör Kemi, KTH 1983, är verkställande direktör i IVL Svenska Miljöinstitutet sedan 2008. Tidigare hade han olika ledande befattningar inom Pharmacia (1984-1990), Astra (1990-1999) och AstraZeneca (1990-2007) bland annat som chef för bolagets tillverkning i Sverige och medlem av koncernledningen. Ledamot i Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademiens avdelning IV.
Östen Ekengren, född 1952, civilingenjör Kemi KTH 1978, är vice verkställande direktör och anställd i bolaget sedan 1978.
Anna Jarnehammar, född 1965, civilingenjör Maskinteknik 1991, Luleå tekniska universitet, är chef för affärsutveckling och marknad. Hon är anställd i bolaget sedan 2005, först som enhetschef och sedan 2014 som chef för affärsutveckling och marknad. Anna Jarnehammar är ordförande i dotterbolaget Bastaonline AB.
John Munthe, född 1960, doktor i kemi vid Göteborgs universitet 1992, är forskningschef sedan 2010. Anställd i bolaget sedan 1992 och avdelningschef sedan 1994.
Mats Ridner, född 1955, civilekonom Handelshögskolan Stockholm, är administrativ chef sedan 1994.
Till verkställande direktören rapporterar enhetschefer, administrativ chef, forskningschef och kvalitets- och miljöchefen.
Ledningen har stabsfunktioner för ekonomi, HR, kommunikation, affärsutveckling samt ledningssystem för kvalitet och miljö till stöd.

Intern kontroll

Basen för den interna kontrollen inom bolaget är IVL:s verksamhets- och ledningssystem. Detta utgör samtidigt bolagets integrerade kvalitets- och miljöledningssystem som är certifierade enligt ISO 9001 respektive ISO 14 001. Ledningssystemet har fokus på kärnverksamheten, det vill säga "att erbjuda/sälja och genomföra forskning och uppdrag inom miljöområdet" och innehåller styrande dokument, rutiner och verktyg för samtliga processer inom bolaget.
Den interna kontrollen av den finansiella rapporteringen utgörs av kontrollmiljön med organisation, beslutsvägar, befogenheter och ansvar som dokumenterats och kommunicerats i styrande dokument. Alla styrande dokument, rutiner och verktyg finns tillgängliga på företagets intranät.
Styrelsen fastställer varje år en arbetsordning som reglerar ansvarsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören samt den ekonomiska redovisningen till styrelsen. Vid varje sammanträde får styrelsen ekonomiska rapporter. Dessa omfattar utfall, budget och jämförelse med föregående år samt orderstock, investeringar och ett antal nyckeltal.

Utvärdering av styrelsen och verkställande direktören

Styrelsens arbete utvärderas årligen och det gjordes 2016 genom en enkät, genomförd av Styrelseakademien, som redo­visades vid decembersammanträdet.
Styrelsen utvärderar fortlöpande VD:s arbete genom att följa verksamhetens utveckling mot uppställda mål. En gång per år, i samband med styrelsesammanträdet i mars, görs en mer formell utvärdering som diskuteras med verkställande direktören.

Analys och hantering av risker

I ledningssystemet ingår även rutiner och en metodik för årliga riskanalyser avseende allt från ekonomiska risker och förhållanden, IT-säkerhet, omvärldsfaktorer och kundrelationer till kompetensförluster och risker förknippade med image och varumärke. Riskanalyserna åtföljs av åtgärdsplaner. Lednings­systemet är föremål för intern revision två gånger per år samt en löpande kontroll av oberoende kvalitets- och miljörevisorer. Även detta arbete redovisas för styrelsen.